Mon application de productivité préférée en 2025 ? Un fichier texte. Et pourtant, je suis passé par Notion, Todoist, Obsidian, et j’ai bien failli finir avec le chouchou des open spaces qui a pour nom Jira.

En 2025, j’ai beaucoup de choses à organiser dans ma vie. Ma famille affronte des problèmes oncologiques, j’ai été admis à l’université sur le tard, la pression de l’accélération de l’usage de l’intelligence artificielle dans le développement logiciel m’oblige à me former sans cesse dans mon domaine professionnel, et, enfin et surtout, je souhaite avoir une vie personnelle.

Comme tout le monde, je pensais avoir besoin d’une application de productivité fancy. J’ai commencé par Notion et Todoist. Notion était pour moi un overkill ; chez Todoist, j’ai apprécié l’expérience utilisateur et la clarté du design. Ces derniers mois, aidé aussi par la familiarité acquise dans mon environnement de travail, je gérais mes projets et mes tâches personnels avec Jira. Overkill, là aussi. Mais cela fonctionnait pour moi. Bien que je n’aie pas utilisé 90 % des fonctions que Jira offre à ses utilisateurs.

J’ai essayé Obsidian, que j’utilisais jusqu’à récemment en tant que source de toutes mes notes, de mes annotations et de mes analyses des livres et des articles lus. Chez Obsidian, j’aimais l’idée que toutes mes données soient enregistrées sur le disque sous une forme de facto textuelle (Obsidian utilise Markdown). Et en même temps, j’étais satisfait par le minimalisme qui découle du fait qu’il s’agit au fond d’un fichier texte (même si Obsidian propose de nombreux plugins).

Finalement, j’ai abandonné Obsidian lui aussi, et ce parce que je me suis rendu compte que j’utilisais depuis longtemps une application qui est de facto textuelle et que j’ai gratuitement à disposition dans tout l’écosystème, sur les ordinateurs comme sur les appareils mobiles : Apple Notes.

La manière dont j’utilise Apple Notes en tant qu’application de productivité est assez simple. Chaque matin, je crée une nouvelle note intitulée au format année-mois-jour, je copie dans la note vide une structure préparée à l’avance et, toute la journée, j’écris tout ce qui est important précisément dans cette seule note, que j’ai ouverte sur le MacBook, l’iPad, l’iPhone et aussi en ligne, dans le navigateur de mon ordinateur portable professionnel sous Windows. Chaque fois que je modifie quelque chose sur l’un de ces appareils, je vois le changement immédiatement grâce à la synchronisation iCloud.

Quand j’ai parlé de la structure que je copie chaque matin dans la nouvelle note représentant la journée, je pensais au modèle suivant :

MODÈLE 2025-01-01

🎯 3 GOALS TODAY

📥 BACKLOG

📌 NOTES

📝 TODO

🗓️ AGENDA

La section 🎯 3 GOALS TODAY est celle dont je me sers le moins ; je la garde pourtant pour les journées chargées où je dois décider le matin quelles tâches sont les plus importantes pour moi, apportent le plus de valeur et ont l’effet le plus net sur ma productivité.

Dans la section 📥 BACKLOG j’ajoute au fil de la journée des liens vers des vidéos, des podcasts, des articles, ou simplement des tâches vagues qui me viennent à l’esprit, sans avoir idée de ce qu’elles demandent ni du moment où je m’y mettrai. Dans cette section, je peux prendre quelques points au cours de la journée et les déplacer dans les autres sections.

Les notes de réunions, d’appels téléphoniques ou de lecture d’articles, je les consigne sous forme abrégée dans la section 📌 NOTES. Si j’ai le temps et l’envie, je retravaille ensuite ces extraits et je les transforme en une note plus complète dans un autre système, que j’ai lui aussi dans Apple Notes, pour mes notes de lecture de livres et d’articles, selon la méthode Zettelkasten.

Toutes les tâches de la journée, je les note sous forme de points à cocher dans la section 📝 TODO. J’aime aussi décaler les tâches par thèmes, avec un retrait : Work, Personal, Family, Finance, Learning, Health Maxxing, etc.

Et enfin, toutes les tâches qui ont une heure bien fixée, je les note sous forme de points à cocher dans la section 🗓️ AGENDA.

À la fin de chaque journée, je devrais idéalement faire pour moi-même le bilan de ce que j’ai réussi à faire, de ce que j’ai coché et, à l’inverse, de ce qui me reste. La plupart du temps, je copie les choses inachevées dans la note du lendemain. Ce que je juge utile de garder hors de ce système, je l’ajoute dans une autre application d’Apple, Apple Reminders, où j’ai une sorte de Backlog global, dans lequel j’ajoute, au moyen du bouton Partager disponible dans la plupart des applications sur ordinateur comme sur mobile, des liens vers des articles, des vidéos, des podcasts, etc.

Lorsque j’ai besoin de planifier ce qu’on pourrait appeler un Projet, c’est-à-dire une activité de longue haleine, menée de façon suivie, avec des objectifs situés quelque part dans le futur, j’utilise de nouveau Apple Reminders, où j’ai un système Kanban simple, avec des colonnes allant des choses que je n’ai pas commencées aux choses sur lesquelles je travaille, à celles que j’attends et à celles qui sont déjà terminées.

Mais le plus grand profit que je tire d’Apple Reminders, c’est de les utiliser comme dépôt global de mes pensées et de ce sur quoi je tombe au cours de la journée, mon Bucket. Je sais qu’il existe pour cela des applications dédiées, avec bien plus de fonctions, des interfaces de programmation permettant de les connecter à des applications tierces, etc. Mais ce qui me convient dans Apple Reminders en tant que dépôt, c’est leur simplicité et leur omniprésence sur tous mes appareils.

Ce système me convient non pas parce qu’il est le meilleur possible. Mais il est un bon outil pour mes besoins personnels, parmi lesquels je range la simplicité et l’accessibilité depuis tous les appareils.

Je n’aspire pas à être minimaliste par principe, même si une telle approche m’est proche, par son esthétique comme par ce qu’elle me fait ressentir. Assez naturellement, à mesure qu’on vieillit et qu’on affronte des choses plus importantes dans la vie, on se contente de ce qui fonctionne et on cesse de courir après toutes les dernières solutions.

Je me suis rendu compte, et je ne prétends ici à aucune originalité, qu’il ne s’agit pas d’avoir la meilleure application. Il est plus important d’avoir son propre système et d’y être constant.