¿Mi aplicación de productividad favorita en 2025? Un archivo de texto. Y eso que pasé por Notion, Todoist y Obsidian, y casi acabo con esa mascota corporativa llamada Jira.

En 2025 necesito organizar muchas cosas en mi vida. Estoy lidiando con problemas oncológicos en la familia, me han admitido en la universidad a una edad ya avanzada, bajo la presión de la aceleración del uso de la inteligencia artificial en el desarrollo de software me veo obligado a formarme continuamente en mi campo profesional y, por último, pero no por ello menos importante, me gustaría tener vida personal.

Como todo el mundo, pensaba que necesitaba una aplicación de productividad fancy. Empecé con Notion y Todoist. Notion era para mí un overkill; de Todoist apreciaba la experiencia de usuario y la claridad del diseño. En los últimos meses, en parte por la familiaridad que tenía con ella del entorno laboral, gestionaba mis proyectos y tareas personales con Jira. También un overkill. Pero me funcionaba. Aunque no usaba el 90 % de las funciones que Jira ofrece a sus usuarios.

Probé Obsidian, que hasta hace poco usaba como fuente de todos mis apuntes, notas y análisis de los libros y artículos que había leído. De Obsidian me gustaba la idea de tener todos los datos guardados en el disco en forma de facto textual (Obsidian usa Markdown). Y al mismo tiempo me satisfacía el minimalismo que se deriva de que, en el fondo, se trata de un archivo de texto (aunque Obsidian ofrece muchos plugins).

Al final dejé también Obsidian, porque me di cuenta de que desde hacía bastante tiempo ya usaba una aplicación que es de facto textual y que tengo disponible gratis en todo el ecosistema, en ordenadores y dispositivos móviles: Apple Notes.

La manera en que uso Apple Notes como aplicación de productividad es bastante sencilla. Cada mañana creo una nota nueva con un título en el formato año-mes-día, copio en la nota vacía una estructura preparada de antemano y durante todo el día apunto todo lo importante precisamente en esta única nota, que tengo abierta en el MacBook, el iPad, el iPhone y también en línea, en el navegador de mi portátil del trabajo con Windows. Siempre que cambio algo en cualquiera de estos dispositivos, veo el cambio al instante gracias a la sincronización de iCloud.

Cuando mencionaba la estructura que cada mañana copio en la nueva nota que representa ese día, me refería a la siguiente plantilla:

PLANTILLA 2025-01-01

🎯 3 GOALS TODAY

📥 BACKLOG

📌 NOTES

📝 TODO

🗓️ AGENDA

La sección 🎯 3 GOALS TODAY es la que menos uso, pero aun así la mantengo para los días exigentes en los que necesito decidir por la mañana qué tareas son las más importantes para mí, aportan más valor y tienen el impacto más claro en mi productividad.

En la sección 📥 BACKLOG voy añadiendo durante el día enlaces a vídeos, pódcasts, artículos o simplemente tareas vagas que se me ocurren, sin tener idea de qué requieren ni de cuándo me pondré con ellas. De esta sección puedo coger durante el día algunos puntos y pasarlos a las demás secciones.

Las notas de reuniones, llamadas o de la lectura de artículos las apunto de forma abreviada en la sección 📌 NOTES. Si tengo tiempo y ganas, luego reviso estos apuntes y los convierto en una nota más completa en otro sistema, que también tengo en Apple Notes, para los apuntes de libros y artículos con el método Zettelkasten.

Todas las tareas del día las apunto como puntos que se pueden marcar en la sección 📝 TODO. También me gusta sangrar las tareas por temas: Work, Personal, Family, Finance, Learning, Health Maxxing, etc.

Y, por último, todas las tareas que tienen una hora claramente fijada las apunto como puntos que se pueden marcar en la sección 🗓️ AGENDA.

Al final de cada día, idealmente, debería repasar lo que he conseguido hacer y marcar ese día, y lo que, en cambio, me ha quedado pendiente. Normalmente copio lo que no he terminado en la nota del día siguiente. Lo que considero útil tener fuera de este sistema lo añado a otra aplicación de Apple, Apple Reminders, donde tengo algo así como un Backlog global, al que añado enlaces a artículos, vídeos, pódcasts, etc., mediante el botón Compartir, disponible en la mayoría de las aplicaciones de escritorio y de dispositivos móviles.

Si necesito planificar lo que podría llamarse un Proyecto, es decir, una actividad a largo plazo y continuada con algunos objetivos en algún punto del futuro, vuelvo a usar Apple Reminders, donde tengo un sencillo sistema Kanban de columnas que van desde las cosas que no he empezado hasta las cosas en las que estoy trabajando, las que estoy esperando y las que ya están hechas.

Pero el mayor provecho que saco de Apple Reminders es que lo uso como cajón de sastre global para mis pensamientos y para lo que me encuentro durante el día, mi Bucket. Sé que para eso hay aplicaciones específicas con muchas más funciones, con API que permiten conectar aplicaciones de terceros, etc. A mí, sin embargo, de Apple Reminders como cajón de sastre me convence su sencillez y su omnipresencia en todos mis dispositivos.

Este sistema me conviene no porque sea el mejor posible. Pero es una buena herramienta para mis necesidades personales, entre las que cuento la sencillez y el acceso desde todos los dispositivos.

No aspiro a ser minimalista por principio, aunque ese enfoque me resulte cercano tanto en lo estético como en lo que siento. De algún modo, con toda naturalidad, a medida que uno envejece y se ocupa de cosas más importantes en la vida, se conforma con lo que funciona y deja de ir detrás de todas las soluciones más recientes.

Me he dado cuenta, y no pretendo aquí ninguna originalidad, de que no se trata de tener la mejor aplicación. Lo más importante es tener un sistema propio y ser constante en él.