Moje nejoblíbenější aplikace na produktivitu v roce 2025? Textový soubor. A přitom jsem prošel Notionem, Todoistem, Obsidianem a málem skončil s korporátním mazlíčkem jménem Jira.

V roce 2025 potřebuji ve svém životě mnohé organizovat. Řeším v rodině onkologické problémy, byl jsem přijat na stará kolena na univerzitu, pod tlakem akcelerace použití umělé inteligence v softwarovém vývoji jsem nucen se neustále ve svém pracovním oboru vzdělávat, a v neposlední řadě si přeji mít osobní život. 

Jako každý jsem si myslel, že potřebuji fancy aplikaci na produktivitu. Začal jsem u Notionu a Todoistu. Notion byl pro mě overkill, u Todoistu jsem ocenil uživatelský zážitek z používání a jasnost designu. Poslední měsíce, i díky familiaritě z pracovního prostředí, jsem své osobní projekty a úkoly řešil pomocí Jira. Taktéž overkill. Ale fungovalo mi to. Třebaže jsem 90 % funkcí, které Jira uživatelům poskytuje, nevyužil.

Zkoušel jsem si Obsidian, který jsem donedávna používal coby zdroj všech svých zápisků, poznámek, a rozborů přečtených knih a článků. U Obsidianu se mi zalíbila představa toho, že veškerá data mám uložená na disku v de facto textové podobě (Obsidian používá Markdown). A zároveň mě uspokojoval minimalismus pramenící z toho, že se jedná v jádru o textový soubor (i když Obsidian nabízí mnoho pluginů). 

Nakonec jsem opustil i Obsidian a to z toho důvodu, že jsem si uvědomil, že už delší dobu používám jednu aplikaci, která je de facto textová a mám ji dostupnou zdarma na celém ekosystému napříč počítači a mobilními zařízeními: Apple Notes. 

Způsob toho, jak používám Apple Notes coby svou aplikaci na produktivitu, je dost jednoduchý. Každé ráno si vytvořím novou poznámku s názvem ve formátu rok-měsíc-den, nakopíruji si do prázdné poznámky předpřipravenou strukturu a celý den zapisuji všechno podstatné právě do této jedné poznámky, kterou mám otevřenou na Macbooku, iPadu, iPhonu a také online v prohlížeči na svém pracovním notebooku s operačním systémem Windows. Kdykoli na jakémkoli z těchto zařízení něco změním, vidím okamžitou změnu díky iCloud synchronizaci. 

Když jsem zmínil strukturu, kterou každý den ráno kopíruji do nové poznámky reprezentující daný den, měl jsem na mysli následující šablonu:

ŠABLONA 2025-01-01

🎯 3 GOALS TODAY

📥 BACKLOG 

📌 NOTES

📝 TODO

🗓️ AGENDA 

Sekci 🎯 3 GOALS TODAY používám nejméně, přesto si ji vydržuji pro případy, kdy mám náročný den a potřebuji se ráno rozhodnout, které úkoly jsou pro mě nejdůležitější, přinášejí největší hodnotu a mají nejjasnější dopad na mojí produktivitu. 

Do sekce 📥 BACKLOG si během dne přidávám odkazy na videa, podcasty, články či jen neurčité úkoly, které mě napadnou, aniž bych měl představu o tom, co vyžadují a kdy se k nim dostanu. Z téhle sekce si během dne mohu vzít nějaké body a přehodit je do ostatních sekcí. 

Poznámky ze schůzek, telefonátů či čtení článků si ve zkratkovité podobě zapisuji do sekce 📌 NOTES. Pokud mám čas a náladu, pak tyhle výpisky upravím a převedu do ucelenější poznámky v jiném systému, který mám též v Apple Notes pro výpisky z knih a článků využívající metodologii Zettelkasten.

Veškeré úkoly na daný den si v bodech, které lze odškrtnout, zapisuji do sekce 📝 TODO. Rád využívám i odsazení jednotlivých úkolů podle témat: Work, Personal, Family, Finance, Learning, Health Maxxing atd. 

No a nakonec veškeré úkoly, které mají jasně daný čas zapisuji v bodech, které lze odškrtnout, si zapisuji v sekci 🗓️ AGENDA. 

Na konci každého dne bych si ideálně měl pro sebe udělat revizi toho, co jsem za daný den stihl, odškrtl, a co mi naopak zbylo. Většinou si nedodělané věci zkopíruji do poznámky na další den. To, co považuji za užitečné mít mimo tento systém si přidávám do další Apple aplikace, Apple Reminders, ve které mám něco jako globální Backlog, do kterého si přes tlačítko Sdílet dostupného ve většině aplikacích na desktopu i na mobilních zařízeních přidávám odkazy na články, videa, podcasty apod. 

Pokud potřebuji naplánovat to, co by se dalo nazvat Projektem, tedy dlouhodobou a soustavnou činností s nějakými cíli kdesi v budoucnu, používám opět Apple Reminders, ve kterém mám jednoduchý Kanban systém sloupců od věcí, co jsem nezačal, po věci na kterých pracuji, na které čekám, a které už jsou hotové. 

Největší užitek z Apple Reminders mám ale z toho, že je používám jako globální odkladiště svých myšlenek a toho, na co během dne narazím, svůj Bucket. Vím, že na to jsou dedikované aplikace s mnohem více funkcemi, aplikačními rozhraními umožňující napojení na aplikace třetí strany apod. Mně však na Apple Reminders coby odkladiště vyhovuje jejich jednoduchost a všudypřítomnost ve všech mých zařízeních. 

Tenhle systém mi vyhovuje ne proto, že je nejlepší možný. Ale je dobrým nástrojem na mé osobní požadavky, mezi které řadím jednoduchost a přístupnost ze všech zařízeních. 

Netoužím být prvoplánově minimalistou, i když mi je takový přístup estetikou i pocitově blízký. Tak nějak přirozeně s tím, jak člověk stárne a řeší v životě důležitější věci, se spokojí s tím, co funguje, a přestane se ohlížet za všemi nejnovějšími řešeními. 

Uvědomil jsem si, a netvrdím zde vůbec nějakou originalitu, že nejde o to mít nejlepší aplikaci. Důležitější je mít vlastní systém a být v něm konzistentní.